АНО ДПО «Новгородский Учебно-деловой центр предпринимательства и малого бизнеса»

Как документально оформить предоставление служебного транспорта сотрудникам
Как документально оформить предоставление служебного транспорта специалистам и руководителям подразделений? Какие формы работы при этом необходимо с ними проводить (медосмотры, инструктажи и т. п.)?
#вопросы_ответы@ohranatruda53

По-разному можно оформлять предоставление служебного транспорта специалистам и руководителям подразделений. Есть варианты.

Обоснование
Можно в допсоглашениях к заключенным с указанными работниками трудовым договорам и в их должностных инструкциях закрепить их обязанность управлять служебным автотранспортом по распоряжению работодателя.

В этом случае вы поручаете этим работникам управлять вашими автотранспортными средствами. Это означает, что они выполняют трудовую функцию водителя — управляют транспортными средствами по поручению работодателя (привлекаются к исполнению дополнительной трудовой функции в качестве водителя транспорта работодателя).

Значит, направление их и на обязательные и предрейсовые медосмотры и на психиатрические освидетельствования как водителей транспортных средств является обязательным. Вы также обязаны проводить им инструктажи по охране труда, обеспечивать их СИЗ, как для водителя, оформлять путевые листы в необходимых случаях и т. д.

Обязанность работодателя по проведению всех перечисленных выше процедур с данными работниками не возникает только в том случае, если автомобили организации передаются им для личного пользования. Поскольку в этой ситуации отсутствуют основания утверждать, что они осуществляют трудовую функцию водителя автомобиля. Вы им не поручаете управлять авто. Они делают это по своему усмотрению.

Если в заключенных с ними трудовых договорах и их должностных инструкциях никак не отражена их обязанность управлять автотранспортными средствами, нет никаких приказов (распоряжений) об управлении ими вашими авто, то отсутствуют правовые основания (у инспекторов ГИТ в том числе) утверждать, что они выполняют трудовую функцию водителя — управляют транспортными средствами по поручению работодателя. Следовательно, ни медосмотры, ни психиатрическое освидетельствование проходить не требуется. Проводить с ними инструктажи по охране труда как для водителя автомобиля, обеспечивать СИЗ для водителя, оформлять путевые листы в необходимых случаях и т. д. также не требуется.

Для использования служебного автомобиля «в личных целях, в том числе в целях приезда на работу или в место, куда ему следует прибыть для выполнения своих должностных обязанностей», его можно передать сотруднику:

по договору аренды;
по договору ссуды;
включить условие о предоставлении служебного авто в соцпакет работника.
Вы можете рассмотреть эти варианты и выбрать наиболее подходящий для вас.

1. Аренда
Оформляется договор аренды и акт передачи автомобиля арендатору, приказ о передаче в аренду транспортного средства в произвольной форме. При этом размер арендной платы можно установить на максимально низком уровне, но подтвердить его калькуляцией — отталкиваясь в ней, например, от суммы «часовой» амортизации и накинув на нее «копейку» прибыли.

Трудовой договор (допсоглашение) можно дополнить положением о том, что работодатель обязуется передать в аренду сотруднику служебный автомобиль, а сотрудник будет его использовать в своих личных целях и для выполнения своих должностных обязанностей.

2. Ссуда
Оформляется договор ссуды. Этот договор предполагает бесплатное пользование имуществом в течение определенного срока.

Документы оформляются такие же: договор ссуды, приказ (в целях поощрения работника), акт передачи авто, запись в трудовом договоре (допсоглашении).

3.Соцпакет
Соцпакет — это меры поощрения и поддержки работника, не предусмотренные трудовым законодательством и финансируемые или осуществляемые работодателем по собственной инициативе (в целях стимулирования производственной мотивации работника).

Состав соцпакета оформляется локальными нормативными актами организации (приказы, договоры, положения и т. п.). Поскольку согласно статье 255 Налогового кодекса в составе расходов можно учесть любые начисления работникам (в денежной или натуральной форме), но лишь при условии, что такие выплаты предусмотрены трудовым или коллективным договором. Также необходимо помнить, что статья 252 Налогового кодекса предъявляет ко всем расходам универсальные требования о документальном подтверждении и обоснованности. В рассматриваемом случае таким подтверждением могут стать любые документы о целевом расходовании средств организации на финансирование соцпакета, а обоснованием расходов будет служить факт закрепления обязательств организации по предоставлению соцпакета в трудовом и коллективном договоре.

То есть факт передачи в целях поощрения работнику авто в рамках соцпакета «в личное пользование, в том числе в целях приезда на работу или в место, куда ему следует прибыть для выполнения своих должностных обязанностей», следует отразить в трудовом договоре, коллективном договоре, акте передачи авто (в произвольной форме) и приказе по организации.

Электронный журнал "Охрана труда в вопросах и ответах"

Более подробно эту и смежные темы мы обсудим на наших лекциях и практических занятиях

ЛЕГКИЙ ПРОСТОЙ И ДОСТУПНЫЙ СПОСОБ ОБУЧИТЬСЯ!
Минимум теории + практика + принцип нулевого формализма.

Записаться на обучение по любому направлению и любой форме (https://ot53.ru/images/nudc_prajs-list.pdf ОХРАНА ТРУДА. ЭКОЛОГИЯ. ПТМ. ГО и ЧС. Первая помощь. Промышленная безопасность. ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТЬ. ГАЗ. ВЫСОТА и др.) можно, позвонив по номерам: 8 (8162)73-86-86 +7 951 72 777 91 Оксана Юрьевна либо отправив заявку скачав с сайта https://ot53.ru/ или E-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Многоуважаемые Друзья коллеги и партнеры работает
АУТСОРСИНГ ОХРАНЫ ТРУДА Спб. В. Новгород. Боровичи
Разработка КОМПЛЕКТА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ РИСКИ
Разработка КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ Охрана труда, ГО и ЧС

Наша База Знаний! БЕСПЛАТНО и КРУГЛОСУТОЧНО
Тратить время на поиск изменений и шаблонов документов? – Уже сделали для Вас.
Читать многостраничные законы? – подготовили краткие разъяснения.
Гадать, что сейчас важно и актуально? – Подскажем, что реально нужно сделать на практике.